Afdelingssekretær til institut for Kommunikation og Kultur’s sekretariat i Nobelparken

Afdelingssekretær til institut for Kommunikation og Kultur’s sekretariat i Nobelparken

Institut for Kommunikation og Kultur søger en serviceminded, stabil og engageret afdelingssekretær (HK) til et af vores lokalsekretariater i Nobelparken.

Om jobbet

Vores nye afdelingssekretær kommer til at spille en vigtig rolle i at sikre, at dagligdagen er med til at fungere smidigt i vores lokale enheder. Opgaverne spænder bredt, og du vil have en stor kontaktflade til både sekretariatet og instituttets medarbejdere.

Dine primære arbejdsopgaver vil bl.a. være:

• HR-opgaver:
  • Ansættelser af deltidsansatte og anvisning af løn
  • Fraværsregistrering (i mitHR)
  • Administrere funktionspostkasser
  • Den administrative og praktiske del af on- og off-boarding
• Mødeindkaldelser i Outlook
• Hjælp til at få uddannelserne til at køre planmæssigt, bl.a.
  • Indsamling af undervisningsevalueringer
  • Mundtlige eksamener
• Udgifts- og rejseafregninger
• Støtte til planlægning og afholdelse af arrangementer, seminarer, konferencer o.l.
• Bestilling af mødeforplejning
• Mange ad hoc opgaver

Opgaverne vil løbende blive tilpasset afdelingernes behov, og opgaveporteføljen kan derfor ændres løbende. Vi forventer dog, at det vil være HR-opgaver, som fylder mest.

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring med nogle af opgaverne og kendskab til mitHR, SDI, RejsUd eller lignende systemer, men det er ikke et krav.

Som afdelingssekretær vil du indgå i et tæt samarbejde med to afdelingssekretærer, to afdelingskonsulenter og to afdelingsledere. Du vil i det daglige servicere vores videnskabelige personale på Afdeling for Engelsk og Afdeling for Tysk og Romanske sprog.

Stillingen er på 37 timer om ugen, og ansættelse vil være pr. 1. januar eller hurtigt derefter. Arbejdsstedet er i Nobelparken, bygning 1481, Jens Chr. Skous Vej 14, 8000 Aarhus C.

Hvem er du?

Vi søger en kollega, der trives i en hverdag, hvor opgaverne kan variere, og hvor man indimellem må omstille sig hurtigt. Du skal være indstillet på at være en del af et team og indgå i samarbejder på tværs af roller.

Vi forventer, at du er:

• Serviceminded og imødekommende
• Fleksibel og omstillingsparat
• Stabil og mødesikker
• Ansvarlig og selvkørende
• Omhyggelig og kvalitetsbevidst
• Motiveret for at være i en understøttende driftsfunktion i sekretariatet
• Nysgerrig på digitale værktøjer og trives med at arbejde i digitale systemer
• Kendskab og forståelse for at arbejde i Excel
• Kommunikerer flydende på engelsk, både skriftligt og mundtligt, da meget kommunikation med det videnskabelige personale vil være på engelsk.

Vi tilbyder

Du bliver en del af en arbejdsplads med engagerede og samarbejdsvillige kolleger, hvor vi hjælper hinanden og sikrer en god oplæring. Hverdagen er afvekslende, og du får både faste rutiner og opgaver, der varierer i takt med aktiviteterne i huset.

Vi vægter et godt arbejdsmiljø højt og ser trivsel, respekt og samarbejde som en vigtig del af vores kultur.

Du har mulighed for én hjemmearbejdsdag i løbet af ugen.

For yderligere information

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte:

• Teamleder Sabrina Bækkelund Hansen – tlf. 20 98 87 91, e-mail: sabbl@cc.au.dk
• Afdelingssekretær Jette Skjoldborg Bagger – tlf. 87 16 03 02, e-mail: engjbagger@cc.au.dk
• Afdelingskonsulent Mejse Voss – tlf. 28727147, e-mail: m.voss@cc.au.dk

Ansøgningsfrist: 2. november 2026
Samtaler forventes afholdt i uge 46.
Tiltrædelse: 1. januar 2027, eller snarest derefter.

Løn og ansættelsesvilkår

Du ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK). Du indplaceres som kontorfunktionær i løngruppe 2-3 afhængigt af uddannelse og kvalifikationer.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi værdsætter ligestilling og mangfoldighed og opfordrer derfor alle interesserede til at søge.