HR-Administratör
Oversigt og nøgleindsigter
Stillingen som HR-administratør hos Lunds kommun indebærer kvalificeret administrativ støtte inden for HR-processer og systemer, med fokus på service og udvikling. Rolle inkluderer arbejde med schema- og bemanningsspørgsmål samt kompetensforsyning.
Højdepunkter
- Bredt ansvar for HR-administration i en offentlig organisation
- Samarbejde med chefer og HR-kolleger
- Aktiv deltagelse i kompetensudvikling og reduktion af sygefravær
Påkrævede kvalifikationer
- • Eftergymnasial uddannelse inden for HR-området
- • Flere års relevant erfaring fra HR-administrative opgaver
- • God kommunikativ evne på svensk i tale og skrift
Ønskværdige kvalifikationer
- • Erfaring med arbejdsret og kollektivaftaler
- • Kendskab til IT-verkøjer som PersonecP og Time Care Pool
Den ideale kandidat
Den ideelle kandidat har en passion for HR-administration og evnen til at arbejde struktureret og selvstændigt. Personen trives i samarbejde med andre og er proaktiv i at finde løsninger og forbedringer i HR-processer.
Jobbeskrivelse
Om jobbet
Vi söker dig som brinner för HR-administration! Hos oss får du möjlighet att arbeta brett med kvalificerad HR-administration i en samhällsviktig organisation, där service, kvalitet och utveckling står i fokus.
Om rollen och dina arbetsuppgifter
Som HR‑administratör hos oss arbetar du med att ge kvalificerat administrativt stöd och support inom flera HR‑relaterade processer och HR‑system. Du har många kontaktytor och samarbetar nära chefer, enhetsadministratörer, HR‑kollegor samt centrala funktioner inom organisationen. Ditt arbetssätt präglas av god service, struktur och ett tydligt lösningsfokus.
Uppdraget är brett och varierat. Med intresse, vilja och förmåga tar du dig an både löpande, mer rutinmässiga arbetsuppgifter och mer komplexa frågor som kräver analys och förbättringsarbete. Du prioriterar självständigt, identifierar utvecklings- och förbättringsområden och bidrar proaktivt med lösningar i det dagliga HR‑arbetet.
En viktig del av rollen handlar om schema‑ och bemanningsfrågor. Du kommer att arbeta aktivt med att stötta verksamheten inom detta område, bland annat kopplat till vår pågående pilot inom AI‑schema. Här bidrar du med administrativt stöd, uppföljning och underlag som stöd för planering och beslut.
Inom organisationen är kompetensförsörjning en angelägen och prioriterad fråga. Utifrån de utmaningar som finns bidrar du administrativt i arbetet med kompetensförsörjning och deltar i frågor som är i fokus inom enheten just nu. Det kan exempelvis handla om att ta fram statistik och underlag, följa upp insatser samt ge stöd till verksamheterna i arbetet med att sänka sjukfrånvaron och stärka medarbetares språkkompetens.
I arbetsuppgifterna ingår även att:
- ta fram statistik, analysera data och skapa olika typer av rapporter och beslutsunderlag
- arbeta med uppföljning och bidra med underlag för verksamhets‑ och HR‑uppföljning
- svara på grundläggande arbetsrättsliga frågor
- samarbeta och samverka med centrala funktioner som ansvarar för anställningar och löneadministration
- stötta kollegor i olika utvecklings‑ och förbättringsprojekt
- i vissa fall medverka i utbildning och stöd till enhetsadministratörer
Du har ett stort intresse för system och digitala arbetssätt. Du är van att arbeta i olika system, ser mönster och förändringar i data och arbetar proaktivt för att förbättra arbetssätt och processer med hjälp av systemstöd.
Vi söker dig
med eftergymnasial utbildning inom HR-området, t ex från YH, alternativt annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant. Du har flerårig, aktuell erfarenhet från HR-administrativa arbetsuppgifter. Att du har hög serviceförmåga, kan prioritera och arbeta effektivt förutsätter vi. Det är meriterande om du har arbetat med arbetsrätt och kollektivavtalsfrågor. Utbildning i, samt erfarenhet av, IT-verktygen PersonecP, Time Care Pool, WinLas samt Multi Access är meriterande.
Du trivs med att samarbeta och att jobba i team och förstår rollen som professionellt stöd till verksamheterna. Du har förmågan att se verksamheten ur ett helhetsperspektiv, är noggrann, ansvarstagande och kan hantera snabba omväxlande situationer. Du är van att arbeta strukturerat och självständigt samt har förmågan att prioritera och hantera många arbetsuppgifter parallellt. Att leverera god service är en del av den du är och det som motiverar och driver dig. För att vara framgångsrik i rollen krävs god kommunikativ förmåga och god svenska i tal och skrift.
Vi erbjuder dig
Som medarbetare hos oss erbjuds du en rad förmåner med fokus på balans, trygghet och hälsa. Lunds kommun är en stor organisation med många spännande verksamheter och möjligheter för medarbetare till utveckling. Som medarbetare får du även tillgång till vår förmånsportal där du enkelt kan se dina förmåner och administrera dessa.
Om arbetsplatsen
HR-teamet består av 8 HR-partner, 1 HR-administratör, 1 rehabkoordinator samt HR-enhetschef. Totalt inom avdelningen, där också kommunikation och rekrytering ingår, är vi 26 kollegor. Avdelningens uppdrag är att leverera bästa verksamhetsnära stöd inom kompetensförsörjning, arbetsmiljö och hälsa, arbetsrätt, lönebildning, anställning, arbetstid och samverkan. Vår vision? Att HR-och kommunikationsperspektivet ska vara en naturlig del i alla processer och beslut och på så vis bidra till att äldre människor och personer med funktionsnedsättning ska kunna leva ett aktivt, socialt och meningsfullt liv på sina villkor.
Vi jobbar i lokaler centralt i Lund, precis vid tågstationen. Vi har nära till skratt och alla bidrar vi till vår positiva stämning i gruppen!
Varmt välkommen med din ansökan redan idag!
I den här rekryteringen har vi valt att ta bort det personliga brevet och ersatt det med urvalsfrågor. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Vi tillämpar löpande urval och intervjuer under ansökningstiden. Som en del i urvalsarbetet använder vi tester. I samband med intervjun kommer vi att fråga dig om ditt löneanspråk.
Karrierevej
Typisk karriereforløb
HR-Konsulent
HR-Specialist
HR-Leder
Vækstpotentiale
Som HR-Administratör har du mulighed for at udvikle dig til mere specialiserede roller inden for HR, såsom HR-Konsulent eller HR-Specialist. Din erfaring med HR-administration og datanalyse vil åbne døre til ledelsespositioner i fremtiden.
Overførbare færdigheder
Branchekontekst
HR-funktionen er afgørende for at understøtte organisationers strategiske mål og sikre effektiv medarbejderforvaltning. I takt med at virksomheder i stigende grad anvender teknologi og data i HR-processer, bliver kompetencer inden for systemforvaltning og dataanalyse stadig mere værdifulde.
Færdighedsanalyse
Kritiske færdigheder
Erfaring med kvalificeret HR-administration og support i HR-processer.
Evnen til at analysere data, skabe rapporter og beslutsunderlag.
Høj serviceforståelse og evne til at prioritere arbejdsopgaver.
Vigtige færdigheder
Gode kommunikationsevner for at samarbejde med chefer og kolleger.
Erfaring med HR-systemer som PersonecP, Time Care Pool, WinLas og Multi Access.
Ønskværdige færdigheder
Støtte i udviklings- og forbedringsprojekter samt evne til at deltage i uddannelse.
Kendskab til arbejdsmæssige retsforhold og kollektiv aftale.
Mest kritiske færdigheder
Sådan fremhæver du din erfaring
Fremhæv relevant erfaring ved at beskrive tidligere HR-administrative opgaver, hvor du har arbejdet med dataanalyse og support til HR-processer. Inkluder konkrete resultater af dit arbejde, såsom forbedringer i effektivitet eller kvalitet.
Interviewforberedelse
Sandsynlige spørgsmål
Hvordan vil du beskrive dine erfaringer med HR-administration?
erfaringTip: Fokuser på specifikke opgaver, du har udført, og hvordan de relaterer til de krav, der er nævnt i jobopslaget.
Kan du give et eksempel på, hvordan du har arbejdet med dataanalyser og rapportering?
tekniskTip: Beskriv en situation, hvor du har analyseret data, og hvordan det har hjulpet med at træffe beslutninger.
Hvordan prioriterer du opgaver i en travl hverdag?
situationTip: Tal om din metode til at organisere opgaver og hvordan du håndterer stressede situationer.
Hvilke HR-systemer har du erfaring med, og hvordan har du anvendt dem?
tekniskTip: Nævn specifikke systemer, og beskriv, hvordan de har været nyttige i dit tidligere arbejde.
Hvordan vil du bidrage til at forbedre medarbejdernes sprogkompetencer?
kulturTip: Del ideer eller tidligere erfaringer med at udvikle træningsprogrammer eller ressourcer.
Spørgsmål du kan stille
- Hvordan ser et typisk arbejdsmiljø ud i jeres HR-afdeling?
- Hvilke udfordringer står I overfor i øjeblikket i forhold til HR-administration?
- Hvordan måler I succes i denne rolle?
Tale punkter
- Din passion for HR-administration og service.
- Tidligere erfaring med at udvikle og implementere administrative processer.
- Din evne til at arbejde i teams og støtte kolleger.
Bekymringspunkter at være opmærksom på
- Manglende erfaring med HR-administrative opgaver.
- Uklare svar om håndtering af data og systemer.
Ansøgningsstrategi
Ansøgningstips
- Fremhæv din erfaring med HR-administration og specifikke systemer, som du har arbejdet med.
- Vis din evne til at analysere data og tage initiativ til forbedringer i HR-processer.
- Understreg din serviceorienterede tilgang og evne til at samarbejde med forskellige interessenter.
Nøgleord at inkludere
Fokus i ansøgningen
Fremhæv din passion for HR-administration og din erfaring med at arbejde i teams, samt din evne til at levere effektive løsninger i komplekse situationer.
Tilpasning af CV
Tilpas CV'et ved at inkludere specifik erfaring med de nævnte IT-systemer og fremhæve relevante projekter, hvor du har bidraget til forbedringer og analyser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indebærer stillingen som HR-administrator?
Stillingen som HR-administrator indebærer at yde administrativt støtte inden for forskellige HR-processer og systemer. Du vil arbejde tæt sammen med chefer og HR-kolleger for at sikre en effektiv drift og udvikling af HR-funktioner.
Hvilke kvalifikationer kræves for at ansøge?
Vi søger en kandidat med en eftergymnasial uddannelse inden for HR-området samt flere års erfaring med HR-administrative opgaver. Det er en fordel at have kendskab til arbejdsret og erfaring med relevante IT- værktøjer såsom PersonecP og Time Care Pool.
Hvad tilbyder Lunds kommun i denne stilling?
Lunds kommun tilbyder en spændende og varieret arbejdsdag i en samfundsvigtig organisation, hvor service og kvalitet er i fokus. Du vil have mulighed for at udvikle dine færdigheder inden for HR-administration og arbejde med innovative løsninger som AI-scheman.
Hvordan er arbejdsmiljøet hos Lunds kommun?
Arbejdsmiljøet hos Lunds kommun er præget af samarbejde og støtte, hvor kolleger arbejder tæt sammen for at løse komplekse opgaver. Vi værdsætter et positivt og struktureret arbejdsmiljø, der fremmer både personlig og faglig udvikling.
Hvad er forventningerne til denne stilling?
Forventningerne til dig som HR-administrator inkluderer at prioritere arbejdsopgaver effektivt, bidrage med løsninger og deltage aktivt i udviklingsprojekter. Du skal være selvstændig, struktureret og have en stærk serviceorientering.
Hvilke arbejdsopgaver vil jeg have i denne rolle?
I rollen vil du blandt andet tage ansvar for at udarbejde statistik, analysere data og støtte i kompetence- og bemandingsspørgsmål. Du vil også bidrage til at forbedre processer og sikre en effektiv HR-administration.
Er erfaring med digitale værktøjer vigtigt for stillingen?
Ja, erfaring med digitale værktøjer er meget vigtigt, da du vil arbejde med forskellige HR-systemer og dataanalyse. Vi forventer, at du kan identificere mønstre og forbedringsmuligheder gennem brug af digitale løsninger.
Hvordan kan jeg ansøge om stillingen?
Du kan ansøge om stillingen ved at sende dit CV og en motiveret ansøgning via vores hjemmeside. Sørg for at fremhæve dine relevante erfaringer og kvalifikationer i din ansøgning.