komvidere.dk

HR-administratör till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen, vikariat

Malmö stad
Malmö,
Malmö stad logo

Oversigt og nøgleindsigter

Malmö stad søger en vikar til stillingen som HR-administrator i gymnasie- og voksenutbildningsförvaltningen. Stillingen indebærer kvalificeret HR-administration med fokus på operativt arbejde og udvikling af HR-processer.

Højdepunkter

  • Arbejdet inkluderer rekruttering og HR-administration
  • Samarbejde med chefer og administratører
  • Mulighed for at bidrage til udviklingsarbejde inden for HR

Påkrævede kvalifikationer

  • • Gymnasieexamen
  • • Erfaring med HR-administrativt arbejde
  • • Meget god digital kompetens

Ønskværdige kvalifikationer

  • • Eftergymnasial uddannelse inden for HR
  • • Erfaring med Personec P

Den ideale kandidat

Den ideelle kandidat er en nysgerrig og løsningsorienteret person med gode samarbejdsevner og evnen til at kommunikere klart. De værdsætter diversitet og arbejder for et inkluderende arbejdsmiljø.

Jobdetaljer

Løn efter aftale
Fuldtid
40 timer/uge
Kun kontor
Malmö
Ansøg nu
Besøg virksomheden

Jobbeskrivelse

En av förvaltningens två HR-administratörer kommer att vara föräldraledig och nu söker vi hennes vikarie.

Som HR-administratör hos oss arbetar du med kvalificerad HR-administration på förvaltningsövergripande nivå och tillsammans med din närmaste kollega är du HR-avdelningens sakkunniga inom det HR-administrativa området. Du har ett helhetsperspektiv i ditt arbete och bidrar till att förvaltningen har HR-administrativa processer och rutiner som uppdateras vid behov och är hållbara över tid.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter sprider över hela det HR-administrativa området och är i huvudsak av operativ karaktär, men också konsultativa och utvecklingsinriktade. Du har en central och viktig roll i anställningsprocesser och kvalitetsgranskar underlag för nya och förändrade anställningsavtal inom förvaltningen. Du medverkar till sömlösa HR-administrativa processer genom en nära samverkan och regelbunden dialog med chefer och administratörer på våra gymnasieskolor och inom vuxenutbildningen.

Som kollega på HR-avdelningen arbetar du nära HR-konsulter och chefer på avdelningen och du bidrar administrativt inom ett flertal områden. Exempelvis arbetar du med diarieföring och arkivering av HR-relaterade handlingar samt beredning av olika sorters underlag och rapporter. Arbetsuppgifter och arbetssätt förändras över tid och tillsammans med chefer och kollegor på HR-avdelningen identifierar du utvecklingsområden och bidrar operativt i förbättringsarbete.

Inom ramen för ditt uppdrag är du ett HR-administrativt stöd till chefer på utbildningskontoret och du vägleder dem i alla HR-administrativa processer och handlägger ärenden i HR-administrativa systemstöd.

Du representerar förvaltningen i Malmö-stadsgemensamma nätverk och forum och du säkerställer att relevant information målgruppsanpassas, kommuniceras och implementeras inom förvaltningen.

Kvalifikationer

Krav:

  • Gymnasieexamen
  • Erfarenhet av självständigt HR-administrativt arbete
  • Erfarenhet av arbete i HR-administrativa IT-system
  • Erfarenhet av att ge konsultativt stöd och konkret vägledning till andra funktioner (företrädesvis chefer och administratörer) relaterat till deras HR-administrativa uppgifter
  • Erfarenhet av aktivt deltagande i utvecklingsarbete inom det HR-administrativa området
  • Mycket god digital kompetens som innebär att det är naturligt att använda digitala verktyg som arbetsredskap och att sätta sig in i nya digitala program och system
  • Goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Meriterande:

  • Eftergymnasial utbildning inom det HR-administrativa området
  • Erfarenhet av HR-administrativt arbete i Personec P.

Ett nyfiket och lösningsorienterat förhållningssätt är en framgångsfaktor i rollen som HR-administratör och det krävs att du har god samarbetsförmåga och att du är trygg i den konsultativa rollen. Du värdesätter olikheter och är mån om att bidra till ett inkluderande arbetsklimat som skapar mervärde för verksamheten. Du ser till verksamhetens bästa i förhållningssätt och agerande och du har förmåga att se den långsiktiga effekten av det du gör här och nu. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram genom dialog och uppföljning. Du är kvalitetsmedveten, strukturerad och har en god analytisk förmåga.

Om arbetsplatsen

HR-avdelningen består av totalt 15 medarbetare som på ett professionellt sätt ger förvaltningsledning och verksamheternas chefer stöd och vägledning i frågor som sprider över hela HR-området. Avdelningen leds av en HR-chef samt en enhetschef. Som HR-administratör kommer du att tillhöra enheten för rekrytering och HR-administration.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi närmare 1700 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Information om tjänsten

Anställningsform: Vikariat tom 2027-02-28, med möjlighet till förlängning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Tillträde snarast eller överenskommelse.

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Karrierevej

Typisk karriereforløb

1

HR-konsulent

2

HR-chef

3

Direktør for HR

Vækstpotentiale

Som HR-administratør har du mulighed for at udvikle dig til strategiske HR-roller, hvor du kan påvirke virksomhedens HR-politikker og processer. Ved at opbygge erfaring og kompetencer i udviklingsarbejde kan du også avancere til ledende stillinger inden for HR.

Overførbare færdigheder

HR-administrationKonsultativ støtteDigital kompetence

Branchekontekst

HR-administratører spiller en central rolle i at sikre effektiv HR-administration i uddannelsessektoren. Stillingen bidrager til at understøtte både gymnasier og voksenuddannelsesinstitutioner og sikrer, at HR-processer er effektive og opdaterede.

Færdighedsanalyse

Kritiske færdigheder

HR-administrativ erfaring

Erfaring med selvstændigt HR-administrativt arbejde er essentiel for at kunne håndtere de daglige opgaver.

Digital kompetence

Meget god digital kompetence er nødvendig for at kunne anvende og sætte sig ind i HR-administrative IT-systemer.

Vigtige færdigheder

Konsultativt støtte

Erfaring med at give konsultativt støtte til chefer og administratører i HR-administrative processer.

Samarbejdsevner

God samarbejdsevne er vigtig for at kunne arbejde effektivt med kolleger og chefer.

Svensk sprogkundskaber

Gode kundskaber i svensk i tal og skrift er nødvendige for at kommunikere klart.

Ønskværdige færdigheder

Udviklingsarbejde

Erfaring med aktivt deltagelse i udviklingsarbejde inden for HR-administration er en fordel.

Mest kritiske færdigheder

HR-administrativ erfaringDigital kompetenceKonsultativt støtte

Sådan fremhæver du din erfaring

Fremhæv konkrete erfaringer fra tidligere HR-administrative roller, hvor du har arbejdet selvstændigt og givet støtte til ledere. Beskriv specifikke IT-systemer, du har brugt, samt hvordan du har bidraget til udviklingsprojekter.

Interviewforberedelse

Sandsynlige spørgsmål

Kan du beskrive din erfaring med HR-administrative IT-systemer?

teknisk

Tip: Fokuser på specifikke systemer, du har arbejdet med, og hvordan du anvendte dem til at forbedre processer.

Hvordan vil du håndtere en situation, hvor en leder har brug for hurtig rådgivning om HR-procedurer?

situation

Tip: Vis, hvordan du kan prioritere opgaver og give klar, præcis rådgivning under pres.

Hvordan sikrer du, at HR-processer er opdaterede og bæredygtige?

teknisk

Tip: Diskuter metoder til at overvåge og evaluere processer samt inddragelse af feedback fra medarbejdere.

Kan du give et eksempel på, hvordan du har bidraget til udviklingen af HR-administrative processer i dit tidligere arbejde?

erfaring

Tip: Brug konkrete eksempler og resultater for at vise din indflydelse.

Hvordan arbejder du med at skabe et inkluderende arbejdsmiljø?

kultur

Tip: Del erfaringer, hvor du har fremmet mangfoldighed og inklusion i tidligere roller.

Hvilke digitale værktøjer finder du mest nyttige i HR-administrationen?

teknisk

Tip: Vis din digitale kompetence og evnen til at tilpasse dig nye værktøjer.

Spørgsmål du kan stille

  • Hvordan ser samarbejdet ud mellem HR-afdelingen og de øvrige afdelinger i forvaltningen?
  • Hvilke typer projekter eller initiativer planlægger I at implementere i fremtiden?
  • Hvordan måler I succes i HR-administrationen?

Tale punkter

  • Din erfaring med at arbejde i teams og samarbejde med ledere.
  • Din tilgang til udviklingsarbejde og forbedringer i HR-processer.
  • Din evne til at kommunikere klart og effektivt med forskellige interessenter.

Bekymringspunkter at være opmærksom på

  • Manglende erfaring med relevante HR-systemer.
  • Utilstrækkelig evne til at håndtere stressede situationer.

Ansøgningsstrategi

Ansøgningstips

  • Fremhæv din erfaring med HR-administrative IT-systemer og specifikt Personec P, hvis du har arbejdet med det.
  • Vis eksempler på, hvordan du har bidraget til forbedringsarbejde og udvikling inden for HR-administration.
  • Sørg for at inkludere konkrete eksempler på, hvordan du har givet konsultativt støtte til chefer eller kolleger.

Nøgleord at inkludere

HR-administrationkonsultativt støttedigital kompetensudviklingsarbejdeinkluderende arbejdsplads

Fokus i ansøgningen

Fremhæv din erfaring med HR-administration og hvordan du har arbejdet med at forbedre processer og rutiner. Beskriv din evne til at kommunikere og samarbejde med forskellige interessenter.

Tilpasning af CV

Tilpas CV'et ved at fremhæve relevante arbejdsopgaver og resultater fra tidligere stillinger, der relaterer til HR-administration. Sørg for at inkludere specifik erfaring med IT-systemer og eventuel efteruddannelse inden for området.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad indebærer stillingen som HR-administratör?

Som HR-administratör vil du arbejde med HR-administration på forvaltningsniveau, herunder håndtering af anställningsprocesser og udvikling af HR-rutiner. Du vil også fungere som støtte til chefer og administratører, samt deltage i forbedringsarbejde inden for HR-området.

Hvilke kvalifikationer kræves for stillingen?

Stillingen kræver en gymnasieexamen samt erfaring med selvstændigt HR-administrativt arbejde og IT-systemer. Kendskab til konsultativt arbejde og aktivt udviklingsarbejde inden for HR er også nødvendigt.

Hvad tilbyder Malmö stad i denne stilling?

Malmö stad tilbyder et vikariat som HR-administratör med mulighed for at arbejde i et dynamisk og støttende arbejdsmiljø. Du vil også have mulighed for at bidrage til udviklingen af HR-processer og være en del af et engageret team.

Hvordan er arbejdsmiljøet i HR-afdelingen?

Arbejdsmiljøet i HR-afdelingen er præget af samarbejde og åben kommunikation, hvor medarbejderne værdsætter mangfoldighed og inclusivitet. Du vil arbejde tæt sammen med kolleger og chefer for at forbedre HR-processer.

Hvad er forventningerne til den nye HR-administratör?

Forventningerne til den nye HR-administratör inkluderer at bidrage til effektive HR-processer, yde støtte til chefer og administratører samt aktivt deltage i udviklingsprojekter. Det er vigtigt at have et løsningsorienteret mindset og en god samarbejdsevne.

Hvilke digitale kompetencer er nødvendige for stillingen?

Det forventes, at du har meget god digital kompetence og er fortrolig med at bruge digitale værktøjer og systemer i dit arbejde. Evnen til hurtigt at sætte sig ind i nye digitale programmer er også vigtig.

Er der muligheder for faglig udvikling i stillingen?

Ja, der er gode muligheder for faglig udvikling i stillingen, da du vil deltage i udviklingsarbejde og samarbejde med andre HR-professionelle. Du vil også få mulighed for at lære og anvende nye HR-administrative systemer.

Hvilke sprogkundskaber er nødvendige for at ansøge?

Du skal have gode kundskaber i svensk både i tale og skrift, da kommunikationen i HR-afdelingen primært foregår på svensk. Det er vigtigt for at kunne håndtere HR-relaterede opgaver effektivt.

Stillinger

HR-administratör

Lignende jobs