Administrationschef
Oversigt og nøgleindsigter
Stillingen som administrationschef indebærer ansvar for IT og administration i en organisation med 40 medarbejdere, samt ledelse af 5 stabsmedarbejdere. Du vil spille en central rolle i strategisk udvikling og operationel ledelse.
Højdepunkter
- Overordnet ansvar for IT-drift og administration
- Ledelse af 5 stabsmedarbejdere
- Central rolle i ledelsen med indflydelse på organisationens struktur og processer
Påkrævede kvalifikationer
- • Minimum 8 års erfaring fra tilsvarende stilling
- • Indsigt i IT-drift
- • Solid teknisk erfaring med netværk og Microsoft 365
Ønskværdige kvalifikationer
- • Erfaring fra NGO eller lignende organisation
- • Evne til at formidle IT-løsninger til ikke-tekniske kollegaer
Den ideale kandidat
Den ideelle kandidat er en struktureret og handlekraftig leder med erfaring inden for IT og administration. Vedkommende kan balancere strategisk tænkning med operationelle opgaver og er dygtig til at kommunikere komplekse IT-løsninger på en letforståelig måde.
Jobdetaljer
Jobbeskrivelse
Om stillingen
Som administrationschef får du det overordnede ansvar for IT og administration på sekretariatet med i alt 40 medarbejdere samt ansvar for at sikre gode og sammenhængende løsninger for organisationens 150 medarbejdere på tværs af landet.
Du bliver en central del af ledelsen og refererer til vores direktør. Stillingen indebærer både strategisk udvikling og operationel ledelse samt ledelse af 5 stabsmedarbejdere.
Dine ansvarsområder:
- IT
- Ansvar for IT-drift i tæt samarbejde med vores eksterne IT-leverandører
- Indkøb af IT-udstyr og telefoni
- Yde lejlighedsvis support lokalt og nationalt
- Dokumentere IT arbejdsgange og processer
- Administration og organisation
- Optimering og standardisering af arbejdsgange
- Tværgående koordinering mellem sekretariat og headspace centrene rundt i landet
- Indgåelse og vedligeholdelse af indkøbs-, service- samt forsikringsaftaler
- Budgetansvar for egne områder
Vi søger dig, der:
- Har minimum 8 års erfaring fra tilsvarende stilling
- Har indsigt i IT-drift (du behøver ikke være teknisk specialist)
- Har solid teknisk erfaring med netværk, Microsoft 365 og brugerstyring
- Kan formidle IT-løsninger i et letforståeligt sprog til kollegaer uden teknisk baggrund
- Gerne har erfaring fra NGO eller lignende organisation med enheder fordelt over landet
- Kan balancere strategi og drift
- Er struktureret, analytisk og handlekraftig
- Er en tydelig og tillidsbaseret leder
Vi tilbyder
- En central lederrolle
- Indflydelse på udvikling af struktur, kultur og processer
- En organisation med engagerede medarbejdere og et stærkt formål
- Fleksible arbejdsforhold
- Frokostordning
Ansættelsesvilkår
Stillingen er en fuldtidsstilling med arbejdssted i København K (tæt på Kongens Nytorv).
Løn og ansættelsesvilkår forhandles efter kvalifikationer.
Ansøgningsfrist: 1/3 kl. 12:00.
Bemærk første ansættelsessamtale ligger allerede den 3/3
Tiltrædelse: snarest
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte HR Business Partner Tine Cranil på 2072 8822
Karrierevej
Typisk karriereforløb
Direktør
Vicepræsident for Administration
Chief Operating Officer (COO)
Vækstpotentiale
Som administrationschef i en NGO har du mulighed for at udvikle dig til højere ledelsespositioner, hvor strategisk udvikling og operationel ledelse bliver endnu mere centralt. Du kan også bevæge dig ind i andre sektorer, der værdsætter din erfaring med krydsfunktionel koordinering og budgetansvar.
Overførbare færdigheder
Branchekontekst
Stillingen som administrationschef spiller en væsentlig rolle i NGO-sektoren, hvor effektiv administration og IT-drift er afgørende for organisationens succes. Det er især vigtigt i en branche, der arbejder med mange interessenter og har behov for at optimere ressourcerne.
Færdighedsanalyse
Kritiske færdigheder
Ansvar for IT-drift i samarbejde med eksterne IT-leverandører.
Tydelig og tillidsbaseret ledelse af stabsmedarbejdere.
Vigtige færdigheder
Solid teknisk erfaring med netværk og Microsoft 365.
Evnen til at kommunikere IT-løsninger til kollegaer uden teknisk baggrund.
Evne til at balancere mellem strategisk planlægning og operationel drift.
Ønskværdige færdigheder
Håndtering af budgetter inden for egne ansvarsområder.
Fokus på standardisering og optimering af administrative processer.
Mest kritiske færdigheder
Sådan fremhæver du din erfaring
Fremhæv din erfaring med IT-drift og ledelse i tidligere roller, samt hvordan du har formidlet komplekse IT-løsninger til ikke-tekniske kollegaer. Beskriv konkrete resultater fra optimering af arbejdsgange og budgetansvar.
Interviewforberedelse
Sandsynlige spørgsmål
Hvordan vil du sikre, at IT-driften fungerer optimalt på tværs af organisationens enheder?
tekniskTip: Beskriv din tilgang til samarbejde med IT-leverandører og hvordan du vil overvåge driften.
Kan du give et eksempel på, hvordan du har optimeret arbejdsgange i en tidligere stilling?
erfaringTip: Brug STAR-metoden (Situation, Task, Action, Result) til at strukturere dit svar.
Hvordan vil du balancere strategisk udvikling med den operationelle ledelse?
kulturTip: Forklar din ledelsesstil og hvordan du involverer dit team i strategiske beslutninger.
Hvilke metoder bruger du til at kommunikere komplekse IT-løsninger til medarbejdere uden teknisk baggrund?
situationTip: Giv konkrete eksempler på, hvordan du har tilpasset din kommunikation.
Hvilken erfaring har du med budgetansvar, og hvordan har du tidligere håndteret budgetoverskridelser?
erfaringTip: Del erfaringer og hvordan du har lært af tidligere situationer.
Spørgsmål du kan stille
- Hvad er de største udfordringer, som organisationen står overfor inden for IT og administration?
- Hvordan måles succes i denne stilling?
- Hvilken kultur præger arbejdspladsen, og hvordan arbejder ledelsen med medarbejderinvolvering?
Tale punkter
- Betydningen af effektiv IT-drift i en organisation med flere enheder.
- Din ledelsesstil og hvordan du opbygger tillid blandt medarbejdere.
- Vigtigheden af at optimere arbejdsgange for at fremme produktiviteten.
Bekymringspunkter at være opmærksom på
- Manglende erfaring med ledelse af større teams.
- Usikkerhed omkring IT-drift og -løsninger.
Ansøgningsstrategi
Ansøgningstips
- Fremhæv din erfaring med IT-drift og hvordan du har optimeret arbejdsgange i tidligere stillinger.
- Vis din evne til at lede teams og skabe tillid blandt medarbejdere, gerne med konkrete eksempler.
- Inkluder erfaring fra NGO-sektoren, hvis relevant, samt hvordan du har arbejdet med tværgående koordinering.
Nøgleord at inkludere
Fokus i ansøgningen
Fremhæv din ledelsesstil og hvordan du kan bidrage til at udvikle organisationens struktur og kultur. Beskriv også din erfaring med IT-løsninger og hvordan du kan formidle dem til ikke-tekniske kollegaer.
Tilpasning af CV
Tilpas dit CV ved at fremhæve relevante erfaringer inden for IT og administration, samt ledelsesroller. Sørg for at inkludere specifikke resultater fra tidligere stillinger, der viser din evne til at balancere strategi og drift.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indebærer stillingen som administrationschef?
Som administrationschef får du ansvar for IT-drift og administration i en organisation med 150 medarbejdere. Du vil lede et team af 5 stabsmedarbejdere og være en central del af ledelsen.
Hvilke kvalifikationer kræves for at ansøge?
Vi søger en kandidat med minimum 8 års erfaring fra en lignende stilling, samt indsigt i IT-drift. Det er vigtigt, at du kan kommunikere IT-løsninger klart til kollegaer uden teknisk baggrund.
Hvad tilbyder Foreningen Det Sociale Netværk?
Vi tilbyder en central lederrolle med indflydelse på udviklingen af struktur og kultur, samt fleksible arbejdsforhold og en frokostordning. Du vil arbejde i en organisation med engagerede medarbejdere og et stærkt formål.
Hvordan er arbejdsmiljøet i organisationen?
Arbejdsmiljøet er præget af samarbejde og tillid, hvor medarbejdere opfordres til at bidrage med deres idéer. Vi værdsætter en struktureret og analytisk tilgang til opgaverne.
Hvad er forventningerne til den nye administrationschef?
Forventningerne inkluderer evnen til at balancere strategisk udvikling med operationel ledelse, samt at optimere og standardisere arbejdsgange. Du skal også kunne indgå i tværgående koordinering med centrene rundt om i landet.
Hvilke IT-færdigheder er nødvendige for stillingen?
Kandidaten skal have solid teknisk erfaring med netværk, Microsoft 365 og brugerstyring. Du behøver ikke være teknisk specialist, men skal kunne formidle IT-løsninger på en letforståelig måde.
Hvor ligger arbejdsstedet for stillingen?
Arbejdsstedet er i København K, tæt på Kongens Nytorv. Dette giver nem adgang til offentlig transport og faciliteter i byen.
Hvornår er ansøgningsfristen og tiltrædelsesdatoen?
Ansøgningsfristen er den 1. marts kl. 12:00, og første ansættelsessamtale finder sted den 3. marts. Stillingen ønskes besat snarest muligt.