Administrativ støtte til Facility Management i PET
Oversigt og nøgleindsigter
Stillingen som administrativ støtte i Facility Management (FM-Soft) hos PET indebærer at støtte sektionens leder i opgaver relateret til drift, indkøb og økonomistyring. Dette er en nyoprettet stilling, der tilbyder mulighed for udvikling og indflydelse.
Højdepunkter
- Mulighed for at arbejde med optimering af husets drift og service
- Involvering i både administrative opgaver og større projekter
- Chancer for personlig og faglig udvikling i en veletableret enhed
Påkrævede kvalifikationer
- • Serviceminded tilgang
- • Evne til at håndtere administrative opgaver
- • Engagement i at optimere arbejdsprocesser
Ønskværdige kvalifikationer
- • Erfaring med økonomistyring
- • Kendskab til Facility Management
Den ideale kandidat
Den ideelle kandidat er en engageret og serviceminded person, der trives med administrative opgaver og har lyst til at bidrage til optimering af Facility Management. Personen skal være fleksibel og have evnen til at arbejde med forskellige typer opgaver i en dynamisk arbejdsplads.
Jobdetaljer
Jobbeskrivelse
Er ”serviceminded” og ”blæksprutte” ord, du bruger om dig selv? Og ved du, hvad vi mener, når vi skriver – og motiveres du af – optimering af ”husets drift”, indkøb efter gældende regler, økonomistyring samt øvrigt administrativt arbejde ? Så er du måske vores nye kollega i PETs sektion for Facility Management (FM-Soft).
Bliv en del af arbejdet med at yde service og sikre gode fysiske faciliteter i hele forretningen
Som administrativ støtte i FM bliver din overordnede opgave at understøtte sektionens leder med de mange opgaver, der håndteres af denne centrale stabsfunktion, og som skaber de fysiske rammer for hele PETs løsning af kerneopgaven.
Dine opgaver kommer til administrativt at understøtte sektionens mange opgaver som f.eks. er rengøring og service, samt større og mindre håndværker-opgaver og alt fra renoveringer til deciderede byggeprojekter.
Og konkret vil du få arbejdsopgaver og ansvar som indebærer bl.a.
• Special indkøb af varer/ydelser som ikke er i fast flow
• Udføre Controlling og budgetopfølgning i samarbejde med vores Økonomisektion
• Udfærdige skriftligt materiale til møder, sager til godkendelse m.m.
• Større eller mindre administrative projekter
• Støtte for dine kolleger i hele FM-Soft
Din erfaring er ikke afgørende. Det er derimod evnen, lysten og et stort engagement i, at være med til at bygge videre på Facility sektionen, hvor vi vender alle arbejdsprocesser for at få det bedste resultat for brugerne.
Stillingen byder på spændende udfordringer og kræver dedikeret indsats. Der er også gode muligheder for at udfolde og udvikle dig samt have meget stor indflydelse, da der er tale om en nyoprettet stilling i en veletableret enhed.
Karrierevej
Typisk karriereforløb
Facility Management Koordinator
Facility Management Leder
Driftschef
Vækstpotentiale
Stillingen giver mulighed for at udvikle sig inden for Facility Management, hvor du kan tage ansvar for større projekter og opgaver. Med tiden kan du opnå lederpositioner, hvor du får indflydelse på strategiske beslutninger og optimering af driftsprocesser.
Overførbare færdigheder
Branchekontekst
Facility Management er en central funktion i mange organisationer, især i offentlige institutioner som PET. Stillingen understøtter effektiv drift og serviceleverance, hvilket er essentielt for at opretholde et sikkert og funktionelt arbejdsmiljø.
Færdighedsanalyse
Kritiske færdigheder
Evnen til at yde fremragende service og imødekomme behovene hos brugerne.
Færdigheder i at udføre administrative opgaver såsom budgetopfølgning og mødemateriale.
Vigtige færdigheder
Evnen til at håndtere specialindkøb af varer og ydelser.
Kendskab til økonomisk opfølgning og budgetstyring.
Ønskværdige færdigheder
Færdigheder til at håndtere større eller mindre administrative projekter.
Evnen til at kommunikere effektivt skriftligt og mundtligt.
Mest kritiske færdigheder
Sådan fremhæver du din erfaring
Fremhæv dine erfaringer med service og administration i tidligere stillinger, og nævn konkrete eksempler på, hvordan du har optimeret processer eller bidraget til projekter. Beskriv din evne til at arbejde i teams og støtte kolleger.
Interviewforberedelse
Sandsynlige spørgsmål
Hvordan håndterer du administrative opgaver under pres?
situationTip: Giv et konkret eksempel fra tidligere erfaringer, hvor du har arbejdet effektivt under tidspres.
Kan du beskrive din erfaring med økonomistyring og budgetopfølgning?
erfaringTip: Nævn specifikke værktøjer eller metoder, du har anvendt i tidligere stillinger.
Hvordan sikrer du, at indkøb sker i overensstemmelse med gældende regler?
tekniskTip: Vis din forståelse for indkøbsprocesser og vigtigheden af at følge regler.
Hvordan vil du beskrive din arbejdsstil i et team?
kulturTip: Fokuser på samarbejde, åben kommunikation og støtte til kolleger.
Hvad motiverer dig i dit arbejde med Facility Management?
kulturTip: Del din passion for at optimere arbejdsprocesser og skabe gode fysiske rammer.
Spørgsmål du kan stille
- Hvordan ser en typisk arbejdsdag ud for denne stilling?
- Hvilke udviklingsmuligheder er der i denne rolle?
- Hvordan måles succes i denne stilling?
Tale punkter
- Din evne til at tilpasse dig nye opgaver og arbejdsprocesser.
- Din motivation for at bidrage til Facility Management og PET's kerneopgave.
- Eksempler på tidligere erfaringer med samarbejde i teams.
Bekymringspunkter at være opmærksom på
- Manglende erfaring med administrative opgaver.
- Usikkerhed om indkøbsregler eller budgetstyring.
Ansøgningsstrategi
Ansøgningstips
- Fremhæv din evne til at arbejde med administrative opgaver og projekter, især inden for facility management.
- Vis din forståelse for indkøb og økonomistyring, og hvordan du kan bidrage til optimering af husets drift.
- Inkluder eksempler på din servicemindedhed og erfaring med at støtte kolleger i et team.
Nøgleord at inkludere
Fokus i ansøgningen
Fremhæv din motivation for at arbejde i Facility Management og din evne til at understøtte sektionens leder. Beskriv, hvordan du kan bidrage til at skabe gode fysiske rammer for PETs arbejde.
Tilpasning af CV
Tilpas dit CV ved at inkludere specifikke erfaringer med administrative opgaver, indkøb og budgetopfølgning. Sørg for at fremhæve relevante færdigheder, der matcher jobbeskrivelsen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indebærer stillingen som administrativ støtte til Facility Management i PET?
Stillingen indebærer at understøtte sektionens leder med administrative opgaver relateret til rengøring, service og håndværkeropgaver. Du vil også være ansvarlig for indkøb, budgetopfølgning og udarbejdelse af skriftligt materiale.
Hvilke kvalifikationer kræves for stillingen?
Der kræves ikke specifik erfaring, men det er vigtigt at have evnen til at arbejde serviceminded og med engagement. Kendskab til økonomistyring og administrative processer vil være en fordel.
Hvad tilbyder Politiets Efterretningstjeneste i denne stilling?
Vi tilbyder en spændende arbejdsplads med udfordringer inden for Facility Management, samt muligheden for personlig og faglig udvikling. Du vil få stor indflydelse i en nyoprettet stilling i en veletableret enhed.
Hvordan er arbejdsmiljøet i PET?
Arbejdsmiljøet i PET er præget af en åben og samarbejdsvillig kultur, hvor alle bidrager til at skabe de bedste fysiske rammer. Der er fokus på trivsel og arbejdsglæde blandt medarbejderne.
Hvad er forventningerne til den ansatte i denne stilling?
Vi forventer, at du har et stort engagement og en vilje til at optimere arbejdsprocesser inden for Facility Management. Du skal være proaktiv og villig til at tage ansvar for dine opgaver.
Hvilke typer opgaver vil jeg arbejde med i stillingen?
Du vil arbejde med specialindkøb, udførelse af controlling, budgetopfølgning, samt støtte til administrative projekter og kolleger i FM-Soft. Opgaverne varierer fra daglige rutiner til større projekter.
Er der muligheder for videreuddannelse i stillingen?
Ja, der er gode muligheder for videreuddannelse og udvikling i PET, hvor vi støtter medarbejdernes faglige vækst og karriereudvikling.
Hvordan vil jeg blive introduceret til stillingen?
Du vil modtage en grundig introduktion til Facility Management sektionen og PETs arbejdsprocesser. Der vil også være mulighed for at lære fra erfarne kolleger, så du hurtigt kan komme ind i arbejdet.