Högskolesekreterare/Registrator

Om jobbet

Efter lång och trogen tjänst ska en av våra medarbetare, som har haft en av högskolans nyckelfunktioner, gå i pension och vi söker hennes efterträdare. Vill du arbeta nära ledningen i en central roll med ansvar för viktigare sekreterarfunktioner samt för myndighetens dokumenthantering och ärendeprocesser? Då är tjänsten som högskolesekreterare/registrator till vårt ledningsstöd kanske något för dig!

Tjänsten är en del av Högskolekansliet. Högskolekansliet, med sina 25 medarbetare, har till uppgift att stödja högskolans ledning och övrig organisation med juridisk och annan konsultativ rådgivning, utredningar, utvecklingsarbete och koordinering inom en rad olika funktionsområden. Högskolekansliet ansvarar även för att tillhandahålla en kvalificerad stödfunktion till rektor, högskoledirektör och övrig ledning. På kansliet utförs även diarieföring och arkivering.

Du blir en del av ett mindre team inom ledningsstödet där vi arbetar nära tillsammans, stöttar varandra i våra uppdrag och gemensamt bidrar till effektiva och säkra processer. Det finns goda möjligheter till en längre introduktionsperiod där du kan gå bredvid nuvarande befattningshavare. Tjänsten kommer delvis att utformas i dialog med teamet och anpassas utifrån din kompetens och erfarenhet.

Arbetsuppgifter

I rollen har du ett övergripande ansvar för registratorsfunktionen, där du också är systemansvarig för diariet (W3D3) och driver både utveckling och förvaltning framåt. Du arbetar löpande med registrering, kvalitetssäkring och uppföljning av ärenden, samtidigt som du är ett viktigt stöd till högskolan i frågor som rör diarieföring, dokumenthantering samt offentlighet och sekretess.

Utöver registratorsfunktionen kommer du även att arbeta som sekreterare och administrativt stöd i olika beslutsforum så som disciplinnämnden och högskolestyrelsen. Du hanterar inkommande post, både fysisk och digital, och bidrar i beredningen av ärenden och beslut. I uppdraget ingår även att publicera och följa upp beslut i diariet samt att ansvara för publicering och uppdatering av styrdokument i högskolans regelbok. I tjänsten ingår också att uppdatera information på webb och intranät så att den är aktuell och korrekt.

Tjänsten innebär ett kvalificerat ansvar för myndighetens registratur, dokumenthantering och administrativa stödprocesser, med nära koppling till ledningens arbete. Uppdraget spänner från operativ ärendehantering till utveckling av arbetssätt och systemstöd.

Behörighet och kvalifikationer

Vi söker dig som för tjänsten har en relevant högskoleutbildning, alternativt motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Om du har en god kunskap om offentlighets- och sekretesslagen (OSL) är det meriterande. Du som söker ska ha tidigare erfarenhet av arbete som registrator eller ärendehandläggare inom offentlig verksamhet och det är meriterande om du har erfarenhet från lärosäte eller annan statlig myndighet. Vi ser det som en merit om du har erfarenhet av nämndadministration eller ledningsstöd samt om du har arbetat med utvecklings- eller förbättringsarbete gällande dokumenthantering. Då vårt myndighetsspråk är svenska, behöver du ha en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och det är meriterande med engelska.

Goda kunskaper i officepaketet är en förutsättning för tjänsten och att du ska ha erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem. Erfarenhet om ärendehanteringssystemet W3D3 är meriterande. Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper och vi ser att du som söker är strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du har en integritet och gör korrekta avvägningar och prioriteringar. Vidare trivs du med att arbeta både självständigt och samarbetar bra i team samt har ett utvecklingsorienterat arbetssätt.

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start 2026-11-01 eller enligt överenskommelse. Vi tillämpar vanligtvis provanställning. Placering är i Kristianstad på vårt vackra campus med goda bussförbindelser och parkeringsmöjligheter.

Ansökan

Välkommen med din ansökan tillsammans med CV och personligt brev. Betyg och intyg som styrker det du har uppgivit i ansökan tar du med dig vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag är 2026-05-24.