NAT og TECH Ph.d.-partner (AC-fuldmægtig) til ph.d.-administrative opgaver
Oversigt og nøgleindsigter
Aarhus Universitet søger en ph.d.-partner til administrative opgaver i NAT og TECH-fakultetet. Stillingen er et tidsbegrænset barselsvikariat med fokus på at understøtte ph.d.-programmer og sikre en smidig indskrivnings- og ansættelsesproces.
Højdepunkter
- Tidsbegrænset vikariat frem til marts 2027 med mulighed for forlængelse
- Arbejder i en Shared Services-enhed med fokus på ph.d.-administration
- Et professionelt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med engagerede kolleger
Påkrævede kvalifikationer
- • Relevant akademisk uddannelse
- • Erfaring med administration
- • Gode kommunikationsevner på dansk og engelsk
Ønskværdige kvalifikationer
- • Erfaring med det offentlige område
- • Kendskab til it-systemer
Den ideale kandidat
Den ideelle kandidat er en positiv og serviceorienteret person, der trives med driftsopgaver og har evnen til at samarbejde på tværs af niveauer. Vedkommende skal kunne arbejde selvstændigt og struktureret, samtidig med at de opbygger tillidsfulde relationer.
Jobdetaljer
Jobbeskrivelse
- Brænder du for at understøtte vigtig forskning på ph.d.-området ved NAT og TECH?
- Vil du være en del af en afdeling, der er med til at skabe synlige resultater og gøre en forskel for ph.d.-studerende, vejledere og institutter i administrationen af ph.d.-området?
- Trives du med at løse driftsopgaver, og kan du lide bredde og afveksling i dine opgaver?
- Vil du gerne understøtte en smidig og professionel indskrivnings- og ansættelsesproces for nye ph.d.-studerende?
Om Ph.d.-administrationen
Enheden er en Shared Services-enhed og løser opgaver for flere fakulteter og centralt for Aarhus Universitet. Ph.d.-administrationen består af tre afdelinger, Health Ph.d.-administration, Natural Sciences og Technical Sciences Ph.d.-administration samt AU Ph.d.- og fondsbetjening. De to administrationer arbejder tæt sammen med fakulteterne og varetager administrative opgaver i forbindelse med bl.a. rekruttering og opslag, indskrivninger, stipendietildelinger, HR- og personaleadministration, ph.d.-forløb, bedømmelser, statistik og doktorafhandlinger. AU Ph.d.- og fondsbetjening løser tværgående initiativer på AU og yder rådgivning og ledelsesbetjening på tværs.Vi har et professionelt, godt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med engagerede og hjælpsomme kollegaer, som besidder både bred og dyb viden på området.
Enheden består af ca. 40 medarbejdere, herunder en funktionschef og to afdelingsledere. Du vil blive ansat i afdelingen for NAT og TECH ph.d,-administration. Du kan læse mere om ph.d.-skolerne på phd.nat.au.dk og phd.tech.au.dk og om enheden på ph.d.-administrationen.
Dine arbejdsopgaver
De to største opgaver omfatter henholdsvis partneropgaven for et eller flere ph.d.-programmer, hvor du administrativt understøtter programmernes ph.d.-studerende og vejledere, samt understøttelse af indskrivnings- og ansættelsesprocessen i forbindelse med rekruttering af nye ph.d.-studerende. Derudover vil der være mindre opgaver tilknyttet stillingen som nævnt nedenfor.Vi søger en medarbejder, som brænder for driftsopgaver og administration, er god til at indgå i relationer og som samtidig kan lide bredde og afveksling i de daglige opgaver. Der er et tæt samspil med dygtige kolleger, og vi gør meget ud af at sparre og vidensdele.
Dine opgaver vil primært bestå af:
- Administration af de ph.d.-studerendes forløb fra indskrivning til tildeling af ph.d.-grad med særligt ansvar for og betjening af ét eller flere ph.d.-programmer/institutter.
- Vejledning af ansøgere, ph.d.-studerende og fagmiljøer, ofte via mail
- Administration i forbindelse med ansættelsesprocessen, herunder udarbejdelse af indskrivnings- og ansættelsesbreve
- Administration af mobilitetsstipendier
Dine kompetencer
Du har en relevant akademisk uddannelse og erfaring med administration. Har du erfaring med det offentlige område er det blot et plus. Du brænder for driftsopgaver, og du evner at samarbejde på tværs af alle niveauer i en kompleks organisation.Som person er du positiv, trives med at yde effektiv service og har let ved at opbygge tillidsfulde relationer, men kan også blive stående i modvind. Du byder ind i forhold til opgaver, og du evner at prioritere dine opgaver i forhold til deadlines. Dine administrative kompetencer og organiserende evner gør, at du både kan bevare overblikket og være initiativtagende.
Du er velformuleret i skrift og tale på både dansk og engelsk (sidstnævnte da vi har mange internationale ph.d.-studerende og vejledere) og har en nysgerrig tilgang til at bruge it-systemer.
Du arbejder selvstændigt, struktureret og målrettet. Du er professionel og konstruktiv i opgaveløsningen, har gode samarbejdsevner, er imødekommende og bidrager til et godt arbejdsmiljø. Evnen til sikkert og overbevisende at kommunikere med ph.d.-studerende, forskere og øvrige samarbejdspartnere vil også være vigtige karakteristika.
Vi tilbyder
Du bliver en del af et professionelt, godt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med 11 engagerede og hjælpsomme kolleger. Sammen har vi et vedvarende fokus på at skabe de bedst mulige rammer for effektiv opgavevaretagelse. Derfor har vi en høj grad af faglig sparring og vidensdeling for at sikre, at vi leverer høj kvalitet i hele opgaveløsningen. Samarbejdet i afdelingen bygger på gensidig tillid og et ønske om at hjælpe hinanden til hele tiden at blive dygtigere. Vi er derfor nysgerrige og lytter til hinanden – og giver gerne plads til humor og et godt grin.Spørgsmål til stillingen
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte funktionschef, Simon Dinitzen, tlf.: 51494617.Arbejdsstedet er Ny Munkegade 120, bygning 1521, 8000 Aarhus C., Danmark.
Vi forventer at afholde 1. samtaler i uge 16 og 17.
Ansøgningsfristen er d. 12. april 2026.
Karrierevej
Typisk karriereforløb
Ph.d.-konsulent
Ph.d.-administrationsleder
Faglig leder for ph.d.-programmer
Vækstpotentiale
Stillingen som ph.d.-partner giver mulighed for at opbygge dybdegående viden inden for ph.d.-administration samt skabe stærke relationer i akademiske miljøer. Med erfaring kan man avancere til lederpositioner inden for ph.d.-administration eller specialisere sig i rådgivning og udvikling af ph.d.-programmer.
Overførbare færdigheder
Branchekontekst
Ph.d.-administrationen spiller en central rolle i uddannelsessektoren, hvor effektiv administration er afgørende for at støtte forskningsmiljøer og studerendes succes. Stillingen bidrager til at sikre kvaliteten af ph.d.-uddannelserne og understøtter universitetets overordnede mål om forskning og innovation.
Færdighedsanalyse
Kritiske færdigheder
Evnen til at håndtere administrative opgaver effektivt, herunder indskrivning, ansættelsesprocesser og støtte til ph.d.-programmer.
Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner til vejledning af ansøgere og samarbejde med kolleger.
Vigtige færdigheder
Evnen til at planlægge og organisere opgaver i et komplekst felt med mange forskellige opgaver og interessenter.
Evnen til at skabe og vedligeholde gode relationer til ph.d.-studerende, vejledere og kolleger.
Ønskværdige færdigheder
Færdigheder i brugen af relevante IT-systemer og software til administration og rapportering.
Mest kritiske færdigheder
Sådan fremhæver du din erfaring
Fremhæv erfaring med administration af uddannelsesforløb og specifikke opgaver, du har udført i lignende stillinger. Beskriv konkrete eksempler på, hvordan du har forbedret processer eller samarbejdet med forskellige interessenter.
Interviewforberedelse
Sandsynlige spørgsmål
Hvad motiverer dig til at arbejde med ph.d.-administration?
erfaringTip: Del en personlig oplevelse, der har inspireret dig til at arbejde inden for dette område.
Hvordan håndterer du flere opgaver på én gang?
situationTip: Giv et konkret eksempel på en tid, hvor du har jongleret flere opgaver, og hvordan du prioriterede.
Hvilken erfaring har du med at vejlede ansøgere og studerende?
erfaringTip: Fremhæv din erfaring med kommunikation og rådgivning, og nævn specifikke situationer.
Hvordan sikrer du kvalitet i dit arbejde i administrative processer?
tekniskTip: Diskuter metoder, du bruger til at sikre detaljer og nøjagtighed i administrative opgaver.
Hvordan vil du beskrive dit ideelle arbejdsmiljø?
kulturTip: Beskriv et positivt arbejdsmiljø og hvordan det kan understøtte dine arbejdsmetoder.
Spørgsmål du kan stille
- Hvordan ser et typisk arbejdsmiljø ud i afdelingen?
- Hvilke muligheder er der for faglig udvikling i stillingen?
- Hvordan måles succes i denne stilling?
Tale punkter
- Min passion for at støtte studerende i deres akademiske rejse.
- Min evne til at arbejde effektivt i teams og skabe relationer.
- Min erfaring med at administrere komplekse opgaver og processer.
Bekymringspunkter at være opmærksom på
- Manglende erfaring med administration eller ph.d.-programmer.
- Svag evne til at håndtere stressede situationer.
Ansøgningsstrategi
Ansøgningstips
- Fremhæv din erfaring med administrativt arbejde og din evne til at håndtere flere opgaver samtidig.
- Vis din interesse for forskning og ph.d.-programmer ved at nævne relevante erfaringer eller projekter.
- Beskriv konkrete eksempler på, hvordan du har arbejdet med relationer og samarbejde i tidligere stillinger.
Nøgleord at inkludere
Fokus i ansøgningen
Fremhæv din passion for at støtte ph.d.-studerende og din erfaring med administrative opgaver, samt hvordan du kan bidrage til et professionelt og hjælpsomt arbejdsmiljø.
Tilpasning af CV
Tilpas dit CV ved at fremhæve relevante administrative roller, specifikke opgaver relateret til ph.d.-administration og eventuelle erfaringer med samarbejde og vejledning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indebærer stillingen som NAT og TECH Ph.d.-partner?
Stillingen som NAT og TECH Ph.d.-partner indebærer administrativ støtte til ph.d.-programmer og vejledning af både ph.d.-studerende og vejledere. Du vil være ansvarlig for indskrivnings- og ansættelsesprocessen samt administration af mobilitetsstipendier.
Hvilke kvalifikationer kræves for stillingen?
Vi søger en kandidat med erfaring inden for administration og driftsopgaver, samt gode kommunikationsevner. Det er vigtigt, at du kan arbejde selvstændigt og i tæt samarbejde med kolleger.
Hvad tilbyder Aarhus Universitet i denne stilling?
Aarhus Universitet tilbyder et professionelt og uhøjtideligt arbejdsmiljø, hvor du får mulighed for at bidrage til vigtig forskning og udvikling. Der er også muligheder for faglig sparring og vidensdeling med dygtige kolleger.
Hvordan er arbejdsmiljøet i ph.d.-administrationen?
Arbejdsmiljøet i ph.d.-administrationen er præget af samarbejde og støtte, hvor medarbejderne deler viden og hjælper hinanden. Vi har et godt socialt miljø og prioriterer trivsel højt.
Hvad forventes der af mig i denne rolle?
I rollen forventes det, at du aktivt deltager i administrative opgaver og arbejder effektivt med mange forskellige opgaver. Du skal være i stand til at håndtere henvendelser fra både studerende og fagmiljøer professionelt.
Er der mulighed for forlængelse af ansættelsen?
Ja, stillingen er et tidsbegrænset barselsvikariat, men der kan være mulighed for forlængelse afhængigt af fremtidige behov og resultater.
Hvordan foregår rekrutteringsprocessen for nye ph.d.-studerende?
Rekrutteringsprocessen omfatter udarbejdelse af indskrivnings- og ansættelsesbreve samt støtte til ansøgere gennem hele processen. Du vil spille en central rolle i at sikre en smidig og professionel rekruttering.
Hvilke opgaver vil jeg have ansvar for?
Du vil have ansvar for administration af ph.d.-studerendes forløb, vejledning af ansøgere og støtte i ansættelsesprocessen, samt administration af mobilitetsstipendier.