Browsing the archives for the effektivitet tag

Få styr på tingene – og få dem gjort

Ingen kommentarer - endnu
6 dec, 2017
Effektivitet

Skriver du alt ned, som du skal huske? Hvis ja, så er du en af en meget lille gruppe der er nået et godt skridt på vejen mod at have styr på det du skal gøre.

Skriver du ikke alt det ned, du skal huske? Så kom i gang. Ellers glemmer du det igen.

Når alt så skrevet ned, skal du også have et overblik så du kan få gjort noget ved tingene. Ellers kan det hele være lige meget, for det gælder om at få tingene gjort.

Jeg har tidligere skrevet, at jeg er glad for den metode, der hedder Getting Things Done. Jeg bruger det hver dag. På arbejdet, hjemme og hvilke sammenhænge jeg end indgår i.

Processen er enkel:

  • skriv det ned du skal huske
  • gør noget ved det du skal gøre noget ved

Om du – som jeg – vil prøve kræfter med Getting Things Done eller en anden metode er ikke væsentligt. Det er vigtigt at du

  • finder en metode du får brugt konsistent (det betyder: hele tiden)
  • at du bruger det til at få gjort det, du gerne vil have gjort

Metoden kan være en andre har fundet på, eller noget du selv finder på, bare du er opmærksom på hele tiden at

  • få det skrevet ned
  • få gjort noget ved det, du har skrevet ned

Værktøjet er vigtigt: det skal være noget du har lyst til at bruge, hvad enten det er papir og kuglepen eller om det er en app.

Det, der har gjort mig glad for Getting Things Done er, at jeg hele tiden ved, hvad det næste jeg skal tage mig til er. Og så igen en vigtig pointe: hvis det er det du vælger at gøre nu. Du kan jo også bare vælge at lade alt ligge og se tv, gå på Facebook eller læse en bog. Men du har stadig styr på, hvad der skal gøres, så det skal nok blive gjort.

Få noget fra hånden

Én ting er at skrive alt ned, noget andet er at få gjort noget ved det. Og det er sådan set den svære del: gør nu bare det, du har besluttet dig for at gøre.

Men hvordan ved jeg hvor jeg skal starte? Jo, Getting Things Done har nogle mantraer, ét af dem er, at hvis det du skal gøre består af mere end én handling, så er det et projekt. Ikke sådan et der kræver projektplaner og Gantt-diagrammer, et projekt er en gruppering af opgaver, der fører frem til det, du vil nå.

Eksempel:
Jeg skal holde fødselsdag for mit barn – ikke for familien, men for klassen. Er det en opgave eller et projekt? Et projekt. Et lille udpluk af opgaverne i projektet er:

  • inviter klassen (lav invitationer, del invitationer ud, hold styr på hvem der kommer)’
  • find ud af hvad vi skal spise (skal det bare serveres eller skal ungerne selv være med til madlavningen?)
  • hvad skal der være af aktiviteter (hvilke, hvad med forberedelse, materialer?)
  • og så videre

Alt skal brydes ned til den mindste enkeltdel og så skal det hele sættes i den rigtige rækkefølge. Og så er det ellers bare at starte fra en ende af.

Og sådan er det med alt på den lange liste:

  • grupper opgaverne i projekter
  • arranger opgavernes rækkefølge
  • sæt evt. startdatoer og deadlines på opgaverne

Mange apps kan det smart trick, at de kan vise DEN næste opgave på tværs af projekter i én samlet liste. Og så er det VIRKELIG blot at klø på fra en ende af.

Virkelighedscheck

Er det bare det?

Ja.

Og nej. For den dårlige nyhed er, at det kræver en indsats at få det op at køre. Så start i det små og gå så stille og roligt amok derfra.

Læs mere om Getting Things Done på dansk og på den originale GTD side.

Hvad gør du selv?

Jeg er elektronisk. Til at holde styr på mine opgaver bruger jeg pt. NirvanaHQ. Jeg har været omkring mange, mange apps men NirvanaHQ er den, der bedst falder i min smag.

Til lister der kan genbruges (fx en pakkeliste til når vi skal på ferie) bruger jeg Wunderlist. Jeg vil gerne flytte over til Microsofts Todo (som tager over efter Wunderlist med tiden, har Microsoft besluttet), men der er stadig features i Wunderlist, som endnu ikke er kommet til Todo, så det er en længere proces at flytte.

Tagged , , ,
https://komvidere.dk/2017/12/faa-styr-paa-tingene-og-faa-dem-gjort/

Synkroniser dine nyheder på tværs af enheder

Ingen kommentarer - endnu
19 nov, 2011
Effektivitet, Kommunikation

Kender du det, at du gerne vil læse nyheder på nettet, men at det er LIDT besværligt at holde styr på hvad du læser derhjemme, på arbejdet på telefonen og på computeren? Det er ikke besværligt. Mere.

Jeg har LÆNGE grublet over, hvordan jeg kan håndtere mine RSS-feeds, så jeg på ét samlet sted kan håndtere dem, fx opdelt i arbejdsrelevante og private feeds. Så kan jeg i en arbejdssituation finde noget privat og har tidligere sendt en mail hjem til mig selv med et link, hvilket er højst ineffektivt.

Nu fandt jeg endelig løsningen og den virker. Google Reader er “central” for alle feeds, mens jeg så har en klient på Mac, pc og iPhone, der hver især synkroniserer med Google Reader.

Først skal vi have styr på det grundlæggende.

Hvad er RSS?

Det svarer jeg på i indlægget om RSS: Lad informationerne komme til dig – ikke omvendt. Læs det og du er klar til næste skridt.

Du skal være Google bruger

Ligesom med Den moderne familiekalender skal du være oprettet som bruger hos Google. Gå til Google og klik på Login. Kan du logge på er du bruger, hvis ikke, så kan du blive oprettet. Det er en forudsætning for at kunne bruge rådene i denne artikel.

Google Reader (Læser) er omdrejningspunktet

Log på Google. I menuen i toppen af siden har du en række valgmuligheder, men Reader (på dansk: Læser) er formentlig ikke en af dem. Men se så lige engang under menupunktet Mere. Her gemmer der sig mange interessante ting, bl.a. Læser.

Bruger du i forvejen en RSS læser, så skal du fra den eksportere dine abonnementer til en OPML-fil. Gå ikke op i hvad det er, gå mere op i, at du herefter kan importere OPML filen i din Google læser. Vupti, så er alle dine abonnementer nu oprettet i Google Læser.

Min personlige mening om Google Læser er, at den lever bedst skjult. Læs: når du har importeret eventuelle abonnementer på nyheder, så glem alt om den herfra.

Læs nyheder på tværs af platforme

Nu kommer vi så til det smarte. På de enheder du vil læse nyheder skal du nu har en nyhedslæser (et RSS program). Det vigtige i valget af program er, at det kan synkronisere med…. jo, du gættede det: Google Reader.

Det, du gør fremover, når du læser nyheder er, at når programmet starter checker den lige med Google Reader, hvad der er af ulæste artikler. Og når du har læst færdigt, så opdaterer du lige så Google Reader ved hvilke artikler du har læst.

Jeg gør det, at hjemme læser jeg nyheder på min Mac. På arbejdet læser jeg dem på min Windows pc. Og udover det læser jeg nyheder på min iPhone. Og jeg er altid opdateret i forhold til hvad jeg mangler at læse. Ikke noget med at skimme de samme artikler flere gange for blot at konstatere, at dem har jeg vist læst. Næh nej, en læst artikel er læst og dermed væk, medmindre jeg vælger at markere den, så den bliver gemt. Og så er den gemt i alle mine RSS-læser-programmer.

Er det ikke smart?

Hvilke programmer skal jeg bruge?

Du må selv afgøre hvilke programmer der passer dig bedst. Efter at have prøvet MANGE forskellige programmer er jeg endt med disse, som derfor også er dem, jeg vil anbefale dig at prøve:

Windows: FeedDemon. Der er både en gratisudgave og en betalingsudgave. Prisen er ganske rimelig, men jeg mener ikke jeg har brug for de ekstra features der er i betalingsudgaven, så jeg nøjes med gratisversionen.

Mac: Gruml. Gratis.

iPhone: Reeder (find den på iTunes eller i Appstore). Koster 18 kr. Er meget enkel i sit brugerinterface, men løser opgaven godt og kører klippestabilt.

Android: jeg har ikke adgang til en Android telefon, så her kan jeg ikke komme med et kvalificeret bud. Har du et tip, så skriv det i kommentarerne.

Tagged , ,
https://komvidere.dk/2011/11/synkroniser-dine-nyheder-pa-tvaers-af-enheder/

Vær tilstede

2 kommentarer
2 nov, 2010
Effektivitet

Er du tilstede der, hvor du er og i det, du laver? Eller er dine tanker alle andre steder? Er du mentalt på arbejde, når du leger med dine børn og er du mentalt set igang med haven, når du arbejder? Det går ikke, vær mere effektiv, ved at være tilstede i det du laver. Det giver dig også et meget større udbytte og en større glæde.

Forstil dig en OL deltager der ikke er 100% fokuseret på den aktuelle opgave. Vinder hun? Nej. Forestil dig så en far, der ligger på stuegulvet med sine børn og angiveligt leger med dem, men i virkeligheden er ved at løse nogle arbejdsmæssige problemer. Er han sjov at lege med? Nej.

Er du tilstede i det du laver, er du dedikeret, så er du langt mere effektiv og du får meget mere ud af dig selv og situationen. Der er logik, men mennesker handler kun sjældent strengt logisk, så derfor er vi nødt til at tænke os lidt om engang imellem. Det her er en af de gange.

Når du arbejder, så fokuser på opgaven og få den løst. Når opgaven er færdig, så er den færdig. Og den bliver hurtigere færdig, når den bliver løst med en koncentreret, målrettet indsats. Og når en opgave er løst er der overskud til at gå i gang med den næste.

Når du leger med børnene derhjemme gælder det samme. Alle får meget mere ud af legen, når du er tilstede i den. Se hvor meget leg betyder for børnehavebørn. De er SÅ meget tilstede i det, de leger. Det er alvor for dem. Leg, javist, men de tager det ganske alvorligt. Det skal du også gøre med det du laver.

Tænk også på den ferie du går glip af (selv om du er med på den), hvis du mentalt set er alle mulige andre steder. Hvor ærgeligt er det lige?

Eller hvad med det møde, der skal give en ny kontrakt, men ikke giver noget alligevel, fordi du er i gang med de næste opgaver oppe i hovedet, og dermed ikke tilstede og tilpas skarp?

Vær tilstede der hvor du er. Prøv engang. Og sig så hvordan det føles.

Tagged , , , , ,
https://komvidere.dk/2010/11/vaer-tilstede/

Lad informationerne komme til dig – ikke omvendt

1 Kommentar
13 sep, 2010
Effektivitet

Hvordan læser du nyheder på nettet? Suser du rundt mellem avisernes nyhedssites og DR og TV2? Og faglige tidsskrifter? Danske og udenlandske sites? Blogs og nyhedssites?

Du spilder din tid. Men det er der heldigvis råd for. Helt gratis endda, for her kommer RSS feeds og RSS læsere ind i billedet.

Langt de fleste sites – især hvis der er nyhedsorienterede – og vel omtrent alle blogs leverer groft sagt deres indhold på to måder:

  • den del du ser, når du kommer forbi sitet med din browser
  • den del du ikke ser, men som særlige programmer læser

Den første del – den med browseren – en den del jeg indledningsvist påstår er spild af tid, så længe formålet er at holde sig opdateret hele tiden på udvalgte områder.

Den anden del – den med de særlige programmer – er vældig interessant, for her er det ikke dig der kommer til nyhederne, men nyhederne, der kommer til dig. Nu skal du kun orientere dig ét sted for at at have det fulde overblik.

Ideen er, at du abonnerer på nogle nyhedsstrømme, RSS feeds. Du finder dem typisk ved at klikke på et orange billede eller noget i din browsers adresselinie, hvor der står bogstaverne “RSS” (læs selv op på hvad RSS er).

Jeg kan godt lide at ting er enkle at bruge og nemme at have med at gøre. Jeg har – efter at have prøvet MANGE forskellige RSS-læsere – fundet to som er dem jeg bruger og kan anbefale: Feedreader til Windows og Vienna til Mac. Begge programmer er gratis og simple, men effektive.

Sådan læser du dine nyheder

Efter at have installeret programmerne har du en væsentlig opgave du skal løse: lær at skimme de mange nyheder du kan risikere at få samlet sammen. Gør sådan her når du læser:

  • læs nyhedens overskrift
  • vurder: vil jeg læse nyheden? Vær MEGET MEGET kritisk med, hvad du vælger at læse
  • læs ikke nyheden endnu! Læs i stedet den korte tekst du præsenteres for (typisk en underoverskrift, manchet, intro til nyheden)
  • vurder igen: vil jeg læse nyheden? Vær igen MEGET kritisk med hvad du vil læse
  • den nyhed du vil læse, læser du bare
  • videre til næste overskrift – gentag til der ikke er mere at læse 🙂

Jeg ser ikke nyheder i TV og jeg læser ikke avis. Og jeg mangler ikke at blive orienteret om noget, for jeg holder mig orienteret på den måde jeg lige har beskrevet.

God læsning – nu langt mere effektivt.

Tagged , , , ,
https://komvidere.dk/2010/09/lad-informationerne-komme-til-dig-ikke-omvendt/

Boost din effektivitet

1 Kommentar
10 aug, 2010
Effektivitet

Berlingske Business havde 6. august 2010 en artikel om de ti ting, der virkelig hjælper på effektiviteten i hverdagen. Undersøgelsen er lavet i Sverige og er bestilt af Hewlett Packard.

Listen er ikke en række værktøjer, der hjælper dig til at være produktiv, men en række “ydre” tilbud, der angiveligt skal gøre, at du klør lidt mere på, end hvis disse ting ikke var der.

Blandt de ti ting på listen er to af punkterne kaffe (morgenkaffe og nybrygget kaffe). Ser man på den afstemning Business.dk selv har sat op er det også tæt på at være netop kaffe, der betyder allermest for læsernes effektivitet (samlet 22%), mens topscoreren er Træning (23% af stemmerne). Den absolutte bundskraber er rabatordninger (1%).

I den svenske undersøgelse er topscoreren klimaanlæg og bundskraberen er træning.

Hvilke tilbud står du overfor i dagligdagen? Og hvordan passer det sammen med det andre mener, der skal til for at booste effektiviteten i hverdagen?

En åbenlys mangel på listen er kost. Hvad betyder kost for din daglige effektivitet.

Tagged
https://komvidere.dk/2010/08/boost-din-effektivitet/

Effektiv innovation – styr på tanker og ideer

10 kommentarer
8 jun, 2010
Effektivitet
Alt for mange noter alt for mange steder

Alt for mange noter alt for mange steder

Kender du det, at du har mange tanker og ideer på et bestemt område? Og selv om du prøver at skrive lange lister og lave kategorier så er det stadig ikke helt til at overskue? Og så har du pludselig en masse noter – måske på papir (mange lapper rundt omkring), måske på din computer (mange forskellige steder). Og der er stadig intet overblik og det hele er bare forvirrende. Hvor effektiv er DET lige?

Enter mindmap.

Jeg har gennem nogle år brugt mindmapping til at tage noter og brainstorme og få styr på ting. Jeg har prøvet at bruge mindmaps som todo-lister (det virker for nogle, bare ikke for mig), projektstyring (det virker for nogle, bare ikke for mig) og flere andre ting. Og jeg er rigtig glad for det.

Hvad er mindmapping?

Et mindmap er en mere visuel måde at skrive det, du skal huske. Formen gør, at dine noter kan blive ret effektive og ret kompakte. Når jeg tager referat fra et møde, kan jeg oftest holde mig inden for en enkelt A4 side. Også selv om der sker meget på mødet. Når så mødet er slut og jeg skal renskrive referatet viser det sig, at jeg har fået rigtigt meget med (den konkluderer jeg på baggrund af de tilbagemeldinger jeg uopfordret har fået på mine referater).

Start med at tegne en cirkel i midten af et blankt stykke papir. Inde i cirklen skriver du overskriften for, hvad det hele handler om. Herfra er princippet, at du tegner nogle “grene” (læs: streger) ud fra cirklen. Hver gren har sit emne. For hver gren deler du så ud i undergrene lige så langt som det giver mening og i ligeså mange niveauer det giver mening. Hold dig dog til relativt få niveauer, ellers bliver det for gnidret.

Ved at bruge mindmaps kan du hele tiden se både “hele skoven” og “alle træerne”, dvs. du har overblikket og kan til enhver tid grave dig ned i den dybeste detalje.

Kom godt i gang

En god øvelse for at komme i gang med at forstå mindmaps er at lave en huskeseddel, en indkøbsliste. Fidusen er her, at du grupperer alt, der hører sammen, så når du står i supermarkedet og skal have dine ting, så er der stor chance for, at du kan komme ret effektivt gennem forretningen, for du skal ikke hele tiden læse alt igennem på huskeseddelen, men kan nøjes med det, der står ud for fx “grønt”. Se et eksempel på billedet.

Mindmaps kan laves på papir (start med det), med eller uden tegninger, med eller uden farver, med bobler, streger… Det vigtige er, at du finder en form, der passer dig. Når du er tryg med at lave mindmaps på papir, så kan du gå videre og finde software der hjælper dig. Søg efter det på nettet, noget er gratis, noget koster penge, noget er til alle platforme, andet kun til Windows, noget kun til Mac OS osv.

Jeg følger Mindmapping Software Blog, som jeg synes er god at få forstand og inspiration af.

Den software jeg bruge er Freemind og Xmind (begge gratis og til flere platforme, dog kan Xmind fås i en betalingversion også), ligesom jeg ind i mellem bruger Curio (den er jeg dog ved at gå fra igen), der er et betalingsprogram til Mac. Du kan også hente inspiration hos Wikipedia (siden er på engelsk).

Tagged , , , , , ,
https://komvidere.dk/2010/06/effektiv-innovation-styr-paa-tanker-og-ideer/